סריקת מסמכים היא תהליך של המרת מסמכי נייר לעותקים דיגיטליים. זה יכול להיעשות על ידי סורק או על ידי שירות סריקת מסמכים.
סורק הוא מכשיר הממיר מסמכי נייר לעותקים דיגיטליים. עם זאת, הוא יכול לסרוק רק עמוד אחד בכל פעם ואם אתה צריך לסרוק יותר מעמוד אחד, עליך להכניס את העמודים באופן ידני למזין המסמכים.
שירות סריקת המסמכים לעומת זאת הוא תהליך אוטומטי שסורק כל מספר עמודים בו-זמנית ושולח אותם כקובצי PDF לכתובת האימייל שלך או מעלה אותם לחשבון הענן שלך.
סריקת מסמכים היא תהליך של המרת מסמכי נייר לתמונות דיגיטליות לאחסון, אחזור וצפייה במחשב. סורקי מסמכים משמשים במשרדים, סוכנויות ממשלתיות ומשרדי עורכי דין.
הסוגים הנפוצים ביותר של סורקי מסמכים הם סורקים שטוחים וסורקים המוזנים גיליון. סורקים שטוחים משתמשים במשטח זכוכית או פלסטיק כדי לסרוק עמוד שלם של נייר בבת אחת. סורקים המוזנים בגיליון משתמשים בתוף מסתובב כדי לסרוק עמוד אחד בכל פעם.
הסורק ימיר את המסמך הפיזי לתמונה אלקטרונית אותה ניתן לאחסן בכונן הקשיח של המחשב או להעביר אותו באופן אלקטרוני דרך רשתות למחשבים או מכשירים אחרים שיכולים לקרוא אותו.
בעידן הדיגיטליזציה, תיוק וסריקת מסמכים הוא חובה. זה חוסך זמן ומקום, ובמקביל מקל על מציאת מסמכים.
תהליך סריקת המסמכים יכול להתבצע באמצעות סורק או באמצעות צילום תמונה באמצעות סמארטפון. סריקה היא האפשרות הטובה ביותר כאשר יש לך מסמכי נייר רבים שצריך להמיר לקבצים דיגיטליים.
חשוב לסרוק את המסמך בצבע כדי שלא תאבד מידע מהמסמך המקורי.
יש הרבה יתרונות לסריקת קבצי הנייר שלך, אבל יש גם כמה חסרונות כמו: זה עלול להיות קשה לאנשים שיש להם בעיות ראייה, אולי אין להם מספיק מקום במחשב עבור כל הקבצים הסרוקים שלהם, והם עלולים ללכת לאיבוד בין קבצים סרוקים אחרים במחשב שלהם.
השלב הראשון בסריקת מסמכים הוא לוודא שהמסמכים ברורים וקריאים. השלב השני הוא סריקת המסמכים באמצעות סורק.
השלב השלישי הוא לשמור את המסמך הסרוק כקובץ PDF במחשב שלך.
כדי לסרוק מסמכי נייר, תזדקק לסורק למטרה זו. אתה יכול להשתמש בסמארטפון או בטאבלט שלך כל עוד יש לו אפליקציה המאפשרת לך לסרוק מסמכים ולשמור אותם כקובצי PDF, אבל זה אולי לא מספיק טוב לעבודות סריקה באיכות גבוהה בגלל הרזולוציה הנמוכה של מכשירים אלה.
תהליך התיוק והסריקה של מסמכים הוא חלק בלתי נפרד מתהליך העבודה במשרד כבר עשרות שנים. זו משימה מייגעת שדורשת הרבה זמן ומאמץ. עם זאת, עם כניסתם של שירותי סריקת מסמכים, עבודה זו כעת הרבה יותר קלה ויעילה.
ניתן להשתמש בשירות סריקת מסמכים כדי לסרוק מסמכים בצורה דיגיטלית. זה מאפשר להגיש אותם באופן אלקטרוני ולגשת אליהם מכל מכשיר עם חיבור לאינטרנט. ניתן גם להמיר את המסמכים הסרוקים לקובצי PDF אשר לאחר מכן ניתן לשתף אותם עם אחרים באמצעות דואר אלקטרוני או על ידי העלאתם למערכת אחסון בענן כמו Dropbox או Google Drive.
בעזרת שירות סריקת מסמכים תוכלו לצמצם את הצורך בנייר ולחסוך כסף.
שירותי סריקת מסמכים הופכים פופולריים בימינו. שירותים אלה מציעים דיגיטציה של מסמכי נייר מודפסים לקבצים דיגיטליים. לשירות זה יתרונות רבים, כמו חיסכון בכסף על ידי הפחתת הצורך בנייר, הפחתת טביעת הרגל הפחמנית שלך על ידי ביטול הדפסה מיותרת וצמצום הסיכון לאובדן מסמכים עקב שריפה או הצפה.
